zOffice赋能合同管理,助力法务部门流程优化

市场经济的本质就是契约经济,任何利益的实现都始于合同的签订,一份规范和完整的合同是确保合同利益实现的重要保证。公司法务部肩负着确保公司守法经营,依法维护公司合法权益,处理公司在生产经营过程中发生的各种法律问题的重大使命。

商务合同管理由法务部负责,从合同的谈判、签订、履行、审批、管理、纠纷解决等多方面管理,充分提高工作效能,确保公司对合同目的的实现具备合理预期,使公司在缔约、履约以及纠纷解决过程中保持法律优势,最大幅度地降低合同风险。为便于业务操作,法务部应编辑常用合同示范文本,建立合同范本库,提升法务部对公司生产经营过程中的风险管控。

传统的合同管理费时费力

法务部拟稿者在起草合同时,主要通过桌面文档编辑应用完成;然后触发流程上传文档,审阅者下载文档到本地打开浏览进行审阅。如果合同需要修改,所有流程回退到初始状态进行文档修改并重新触发流程。合同文档修改后,再次启动审批过程。审阅者通常需要完整的查看所有的内容,避免疏漏,如果反复的次数较多,审阅的工作量相对较大。

Filez通过大量的项目实践,将传统合同管理面临的风险和挑战总结为四类:

01

效率问题。拟制合同只能串行,同一个合同不能被多人协同编辑。合同多次上传下载,效率低下,甚至严重影响合同进度和业务推进。

02

质量问题。合同多次提交产生多个版本,版本混乱,内容笔误、漏判、篡改等情况时有发生,甚至影响合同的严肃性。

03

安全问题。没有技术手段来保证合同点对点的传阅,存在被窃取的风险;另外,缺乏修改记录保护,存在可抵赖性的空间。

04

管控问题。大多数制式合同的标准模板内容不允许修改,但是桌面编辑会导致标准条款内容很容易被修改,模板中的标准内容难管控。

由此可见,传统的合同管理流程复杂,同时面临诸多风险,拟稿者和审阅者也都苦不堪言!仔细研究合同管理流程,显而易见,流程需要优化,更需要将文档编辑工具与合同管理系统业务流程进行无缝集成。

zOffice赋能合同管理

zOffice提供文档的编辑和预览能力,合同管理系统可以将zOffice能力集成进合同管理流程中,实现合同模板管理、合同自动拟制、在线预览、协同编辑及在线审阅会签,形成完整的合同管理体验。在协作的同时更好的满足企业对信息管控的要求,在保证工作流程稳定安全的基础上,提升合同管理效率。

zOffice赋能合同管理,助力法务部门流程优化

1

选用合同模板,快速合同拟制

选择合同模板后会根据书签自动生成表单,关键信息快速写入,并自动生成完整格式的合同文档。

zOffice赋能合同管理,助力法务部门流程优化

2

合同内容局部微调,多人协同编辑

通过zOffice的在线协同编辑,不同角色协作编辑合同内容,省去手动合稿,版本比对需要的大量时间。

3

批注审阅

批注实时讨论,提出审阅意见,并@相关成员对问题进行关注,修改对话一目了然,批注过多时可以按照成员或者关键字进行查找。

zOffice赋能合同管理,助力法务部门流程优化

4

修订审批

修订模式开启,zOffice自动记录文档内容的每一次修改,并支持按照时间/成员进行筛选,提升校对修改效率。

zOffice赋能合同管理,助力法务部门流程优化

5

合同在线查看

在线预览合同时,自动添加动态水印效果,其中水印是通过用户名和时间合成,防截屏防拷贝,保证合同内容不泄露。

zOffice赋能合同管理,助力法务部门流程优化

zOffice不仅具备专业级排版能力,而且各种合同样式渲染与桌面应用保持一致,合同内容保护更具实用性,会签意见管理的批注能力更便捷,全面提升合同管理体验。

zOffice带给客户的价值

zOffice将应用系统的核心合同数据自动带出引用,将客户名称、合同项目等自动带入合同文档,保证数据一致性;合同非编辑区域保护,针对需要审核的合同条款给予编辑修订的权力,其余区域进行保护,防止误删改或篡改,减少审阅的工作量;全流程编辑能力留痕和追溯能力,便于追溯。除此之外,zOffice安装部署运维简单,集成方便。服务端资源高效利用,同等配置下支持更多用户使用。