外贸员的日常工作分享

外贸人米贸搜的日常工作流程为你整理如下。希望能帮到你:

外贸业务员的职责

一、业务人员在向国外买家询价前,要了解客户的基本信息,包括是否是终端客户,年采购量,消费区域,产品的用途,规格,质量要求,我公司是否能生产该产品。这项工作,随着外贸管理软件的开发应用和信息工具的不断完善,已经能够自动显示统计数据。所有的外贸管理软件,如富通天下、畅想,都有这个功能,比富通天下更深入,更成熟。

二、对于国外的邮件和传真,原则上在24小时内回复;如有特殊情况需要延期的,应及时向外国投资者说明及所需的大致时间。外贸业务员的工作比较复杂,询盘邮件比较多,难免会被遗忘。但随着富通天下等外贸管理软件功能的不断完善,系统可以自动提醒业务人员:哪些邮件没有回复?哪些消息很久没有被跟踪了?这是一个很好的提醒。

三。国外产品报价,原则上以公司财务部价格表(出口)为准;根据市场情况和生产成本,公司财务部门进行定期核算,调整产品价格。

四。如果订货量大,外商能接受的价格低于我公司公布的价格,业务人员应先报部门经理批准后执行;部门经理不能给予答复的,应报总经理批准后实施。

五、对于C&F和CIF报价,需要我们处理运输、保险或法定检验的事宜,业务人员应提前联系相关中介机构。在选择中介机构时,要考虑业务熟练、服务效率高、收费合理。

六、对于国外的样品要求,原则上是要求付费的;样品量大的,原则上由对方承担费用。正式订货后,你可以扣除成本和样品发送费。特殊情况下,如关系较好的老客户,可以预付、免收样品,报部门经理批准后实施。如果费用较大,可报总经理批准后实施。

七、对于国外公司需要打样的,业务人员应与生产部协调,确保样品的质量和规格符合要求;样品需要部门经理审核后发出;如果国外产品有包装或唛头要求,正式包装或印刷应由外国投资者确认。

八。至于付款方式,原则上,前TT的全部或部分应视为定金,其余部分应通过提单和所有短期信用证的传真支付。收款行和业务员负责核对信用证的格式和内容,如发现有差异,应及时通知外商修改。信用证审核后,上报部门经理审核。

九。原则上,公司在收到外商的全部货款、部分定金和信用证后,开始安排生产计划,组织货源,进行生产。

十、在订单生产阶段,业务人员应会同生产主管到生产车间监督检查产品生产情况,及时解决问题;要么部门经理协调解决,要么部门经理向总经理汇报。严格掌握产品的规格、质量、包装、生产时间,符合与外商的约定。

十一、对于C&F和CIF价格条款,业务人员应在生产结束前一周安排货代,并确定订舱事宜;一般来说,包装和运输安排在装运日期前两天。

十二、需要委托中介机构办理报关、商检、保险等业务的人员应及时准备相关资料到中介机构办理;在办理过程中,业务人员可以协助。

十三、如果收汇方式是信用证,业务人员一定要谨慎办理,注意单据的一致性,安全收汇。

十四、外汇全部收齐后,业务人员应整理相关资料,相关单据由外汇局、税务局对照财务部门及时核销和退还。并注重外商的售后服务,并跟进,从而建立长期可靠的合作伙伴关系。

​外贸业务工作流程:

1.整理语录:

为不同客户的询价提供相关的报价资料。其中,出口产品报价主要包括:产品质量等级、产品规格型号、产品是否有特殊包装要求、采购产品数量、交货期要求、产品运输方式、产品材质等。所有正式报价都应打印出来,并由经理签字存档。

2.加工样品:

做一份详细的样品清单,向工厂索要样品,避免打样错误。收到样品后,检查样品尺寸,质量和照片,确保发送的样品与报价一致,并可以根据它们生产。另外,对于一些工厂,与工厂和客户协商样品费用。并与客户协商寄送样品的费用。如果协商不成,向上级汇报达成解决方案。样品需要记录相关发送信息,以便及时跟踪和事后检查。

3.订购(签名):

贸易双方就报价达成一致后,买方企业正式订货,并与卖方企业就一些相关事宜进行谈判。双方同意后,需要签订购买合同。在签订采购合同的过程中,主要讨论商品名称、规格、数量、价格、包装、产地、装运日期、付款条件、结算方式、索赔和仲裁等,并将谈判后达成的协议写入采购合同。合同应经业务和经理批准,并填写“出口合同审核表(订单跟踪表)”,尽量列出各种预计费用。通常情况下,采购合同一式两份,双方加盖本公司公章,双方各执一份。

4.收取押金或信用证:

4.1:如果客户用信用证付款,通常在交货日期前一个月确认收到信用证。收到信用证后,业务员和凭证员应分别审核信用证,检查是否有错误,是否能保证交货日期,以及其他可能出现的问题。如果有任何问题,应要求客户立即修改信用证。

4.2:如果是电汇付款客户,确认定金已经支付。

5.下达国内生产订单:

在收到信用证或预付款的前提下,开始备货。根据订单制定生产计划,经批准后送生产部生产。如有必要,同时将条码贴的生产清单发给工厂,要求工厂提供此类印刷品的复印件,并确保扫描即可,以免影响出货。

6.跟踪和检查:

在备货过程中,生产部同步汇报生产进度,并对仓库的成品进行登记,以便业务人员掌握整个订单的生产进度。一般在交货期前一周通知公司检验员验货。如顾客指定的人员。一般在交货日期前两周联系验货人员,预约验货时间,确保时间安排在交货日期前。确认后,通知工厂检查时间。

注:每次新品出货,都要留一个大样。

7.包机和预订空间:

7.1.备货的同时,如果本票业务没有为客户指定货代,请咨询货代公司。

价格,确定此货的货运代理公司。

7.2.所有货物生产包装完毕后,生产部会制作装箱单,业务人员根据报来的装箱单和合同、信用证中对货物的详细描述发出入库通知。平时航海。

一周前可以拿到订票单。

7.3.文件储运部根据发货通知、工厂制作的装箱单和信用证准备一套完整的装运文件。装运单据包括出口货物清单、出口货物报关单、商业发票和装箱单。

7.4.单证储运部先将出口货物明细清单传真给货代公司进行配船和订舱,确认配船和费用后,准备全套报关单证(出口货物明细清单、报关委托书、出口货物报关单、商业发票、装箱单、出口收汇核销单等。)并发送给货代公司报关发货;

7.5.货代公司确认运费分配和费用后,收到货代公司的发货通知(要求货物在指定日期前运到指定仓库)。

8.检验申请:

国家法定商检产品需要拿到商检证。一般你应该在发货前一周拿到商检换货证书。货物检验合格后,附检验委托书、出口合同、信用证复印件、商业发票、装箱单、箱证等单据,商检局出具换货凭证,送货代公司报关。

9.申请核销表:

人员凭出口货物清单到我公司申请核销单。

10.出口申报:

同时将报关所需资料交给合作报关行,委托出口报关,变更商检通关。通常有两天的报关时间(在船只被拦截之前)。

10.1单证部拿到核销单后,会将货代公司要求的报关委托书、出口货物报关单、出口核销单、商业发票、装箱单、出口合同通过快递寄出。联系并确认货代公司已收到上述文件。

10.2公司商检人员将商检换证单发送给货代公司,货代公司收到商检换证单后,到出入境检验检疫局换取出境货物通关单。

0.3公司将根据货代公司的发货通知,按时将货物送到货代公司指定的仓库。报关后,货代公司会安排将集装箱拖至船公司指定的码头。

11.收藏:

11.1.文件准备:督促船公司尽快出具提单和货运单样本。仔细检查样品后,以书面形式向船公司确认提单内容。如果提单需要客人确认,先将提单样本传真给客人,确认后再要求船公司出示正本。同时准备其他相关文件(商业发票/通用原产地证书/装箱单等)。).

11.2.文件的提交:

如采用信用证收汇,应在规定的交单时间内准备好所有单据,并严格审核单据,确保无误后,再提交银行议付。

如果采用电汇方式收汇,在取得提单后会立即将提单传真给客人,确认余额后会将提单正本等单据寄给客人。

12.注销退税:

一般会在报关之日起90天内核销。核销后,公司可以向税务局申请退税。

13.商业登记/备案:

每一笔出口业务完成后都要及时登记,包括电脑登记和书面登记,以便以后查询和统计。

14.售后问题的处理:

如因出口产品供应商原因造成错交/漏交/出口产品质量不合格,客户提出质量和数量索赔,业务人员应及时处理。

注:以上业务处理事项:1/2/3/4/5/6/12/13/14,并应密切配合报关人员办理相关交接工作,避免出现问题。

二。现有客户维护和新客户开发:

1.维护现有客户关系

1)处理订单和索赔,确保交货期和产品质量,协调与客户的关系。

2)针对重点客户及时制定相应的推广和优惠政策,提供一定程度的宣传支持,打造良好的企业和品牌形象。

3)在国外重要节日,需要发电子贺卡作为问候。

4)及时向客户提供我公司最新的产品信息和目录。

2.新客户开发

尝试通过展会、网络、市场走访等方式开拓市场,寻找新客户。

三。其他相关职责:

1.外事接待

2.建立客户档案、产品档案、质量信息反馈表,建立出口货物统计台帐。并将每份订单的技术状态表、形式发票、销售合同和附件备份备查。

3.关注市场动态,收集相关产品和市场信息,并进行统计、整理和归档。

4.提交月度/季度报表和年度总结。

5.注意不断提高业务员自身的知识和素养。