如何选择合适的小型项目管理工具?

小型项目通常是指工作量在三人至十几人之间的项目,这类项目一般是放任自流,少有管理,通常具有投资少、人员少、时间紧、需求不明确等特点。

如借助小型项目管理工具,可以节省大量时间和避免资源浪费,提高项目效率。

下面介绍小型项目团队常遇到的问题,以及项目管理工具是如何有效k 4 = H L V 1 3 !协助解决这些问题的,与大家一+ ) u v f O G %起分享交流。

因资源有限,小型项目团队很少设有专职的项目经理控制项目进度,以至于规范的项目管理方法常常被忽视。

另一方面,由于小型项目直接沟通h i ;成本较低,过多的项目管l k ; . Z理流程反而使得项目执行过程变得更繁琐。

也正因为这样,在项目管理过程中,小型项目团队大多数会遇到以下问题:

1、项目质量、进度跟不上

小型项目执行过程中,缺乏统一的项目工作流程,不知道先做什么再做什z - h v [ y Q么,没有一一个详细的规划,往往等事情C O # c 3 Q H O发生了才去安排相应的工作,导致项目拖延,项} s Z D N R目缺陷多。

2、信息流通~ , 1 K V C D t T有障碍

大部分小型项目在管理时,都是几个人[ X D i各自为政,没有一q ~ 4 2 Y个统一协作交流的平台来互相沟通协商,并记录成果,导致信息孤岛的形成。

3、对项目进度控制不足

没有对项目整体进度制定合理的进度计划,对各成员( R o 6的工作任R w / Q 0 : X务没有及时分配,并且也无法实时跟踪项目的实际进度执行情况z z / e p,导致进度毫无条理地进行| J { L

4、项目文档资料不集中

不重视项目文档资料的整理工作,对项目过程没有管理好,无法累计项目经验,也不利于以后的工作交接。

因此,小型项目迫切需要引入适度的规范管J : T i S * . } E理。本文针对小型项目执行过程中的核心管理问题,_ 9 W x m ^ KL M 1 b } A C出一些行之有效的解决方案。

01、需求管理

对于任何类型的项目,需求阶段都是最重要的阶段,需求管理是整个项目管理的重2 u } 0 ; 4 e 3中之重。

需求管理通常包括两个大方面的问题:需求收集分析与需求变更管理。

首先,对于需求收集与分析,需求不明确是最大的风b c _ ` m 6 p ^ H险来源。

在需求分析阶段,必须多花一些时间,站在客户立场上设身处地考虑问题,帮助用户将模糊的需求清晰化,将简略的需求明细化,将混乱的需求逻辑化、条理化。

其次,任何项目都无法承受频 [ V繁的需求变更与需求增加。

除了在需求收集阶段需要尽可能将需求细化外,还需要在适当阶段尽量冻结需求。

否则,将会为项目严重q t 5 D b ] -拖延、开支严重超出预算埋下地雷。在需求细化的后期阶段p } m ; ^ Z {,必须与- a P 3 3 ?客户就需求冻结和后期需求增加的费用支N / / z % . 8 r付方式达成共识。

02、进度管理

项目进度管理,主要关注几个方面:
任务分配、人力资源分配、时间分配要和项目进度协调;
任务分解要合理,并且尽量并行化;
对项目进度控制要尽量细致,并且在实际执行过程, Z _ _中审查要严格;
针对项目中不容易控制的部分,如技术难点、来自于客户的时间拖延要做好充分的准备;
要为测试、缺陷修正和预期的需求变更预留足够的时间。

03、风险管理

失去对项目风险的有效管理是导致项目失败最主要原因之一。

哪怕是小型项目,都必须在项目的开始F l ;阶段识别出项目风险并评估出排在最前面的那些风险(D c p L M P i前五或前十)作为观察和跟踪的重点;

并在项目进展过程中持续关注那些新出O q [ 9 K / `现的风险,提前准备应/ m 4 f ~ # p对方案。

04、团队管v M n | l , ( &

对于项目团队管理,要做到分工明确、因人施用。

根据团队成员各人水平的高低,合理分配工作量,并且关注团队内部的交流沟通结构,避免“互相等”和“误解”。

尽量让每个人n ` & P ~ X的工作量饱和,在项目开始以后,要尽可能保持团队稳z = s定,避免人员变更给团队带来的协作混乱。

05、文档管理

对于小型项目,必须有文档要求,否则后期的经验积累会变得困难;其次,对文档的要求应该适度,即够用即可。

文档管理以便于后续工作为目标& # H ) j #,不做过于繁琐的要求,不+ $ l应把大量精力投入进过于繁琐的文档编写。此外,还应注意文档的} n [版本控制。

要想方便快捷k W 6 % u实现以上~ [ . G j c S s这些解决方案,选择合适的小型项目管理工具是关键。

小型项目对软件功能的需求比较简单,同时还缺乏专业软件维护人员,因此对小型项目 I I管理者来说,简单易用、贴合需求的项目管理软件才是最佳选择。

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综上,小型项目管理必须结合自身的特点和目标,选择适合自己的项目管理软件才是最% m / o S Z R好的。

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